災害時に企業が安否確認を行う目的は？

災害発生時に企業が安否確認を行う目的は、主に以下の3つです。

• ●従業員の安全確保
• ●事業継続の判断
• ●従業員・取引先・社会からの信頼

従業員の安全確保

企業が安否確認をする目的のひとつは、従業員の安全を確認することです。従業員の安全を確保することは法的義務であり、従業員の命を守るため速やかな安否確認が必要となります。

従業員や家族の命を守ることは、災害発生時における最優先事項です。従業員の安否や被災状況を速やかに把握し、その後の対応指示を適切に出すことが企業に求められます。

事業継続の判断

事業継続には従業員の人員確保が必須であり、継続可否について判断するうえで安否確認は重要です。人員が確保できず継続が難しい場合は、早期復旧に向けた方針を決定する必要があります。

災害やパンデミック等の緊急時における、事業を継続するための計画のことを「BCP（Business Continuity Plan）」といいます。緊急事態が発生した際に迅速な対応を取れるよう、事前にBCPを社内で準備しておくことが大切です。

BCPについてより詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：災害時に役立つBCP（事業継続計画）とは？具体的な効果や策定のポイントを紹介

従業員・取引先・社会からの信頼

災害時の安否確認体制を整え、緊急時の対応について事前にきちんと定めることは、従業員からの信頼感を高めることにつながります。また、自社の対応はもちろんですが、災害時には会社の状況や事業再開の目処について、取引先と情報共有することも必要です。

さらに、従業員への安全配慮義務を遵守し、災害時の対外的な対応をきちんと行えば、企業価値の向上や社会全体からの信用につながるでしょう。

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災害時の安否確認方法

災害発生時に迅速な安否確認を行うため、安否確認方法については事前に社内で確認しておくことが望ましいです。企業が行う安否確認として、代表的な方法は以下です。

それぞれの特徴やメリット、デメリットについて解説します。

電話

電話による安否確認は、直接会話することで個々の状況や心理状態について詳細に確認することができます。また、スマートフォンがあれば停電の際にも利用できる点や、慣れた声を聞くことでお互いに安心感を得られることもメリットです。

しかし、災害時は電話回線が非常に混み合いやすく、つながりにくくなることが予想されます。1人ずつしか連絡を取ることができないうえ、従業員が多いと回答を集計する手間がかかることもデメリットといえます。

なお、災害時における社内の安否確認方法として電話を採用する場合は、事前に緊急連絡網を作成する必要があります。緊急連絡網の作り方や緊急連絡時のルール等について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：企業向け緊急連絡網の作り方は？連絡手段の特徴や運用時の注意点を解説

メールやSMS

メールやSMSは、電話同様に停電の際にも利用しやすく、相手に自身の状況を伝えることができる点がメリットといえます。また、従業員に一斉送信すれば電話よりも効率的に連絡を取ることが可能です。

ただし、受け取る側がスマートフォンやPC等の端末を持っていないとすぐに反応ができず、連絡が滞るおそれがある点は注意が必要です。ネット回線の混雑状況によっては送受信ができない場合があることに加え、回答内容を集計する手間がかかる点もデメリットといえます。

SNSやメッセージアプリ

LINEやX、インスタグラム、Facebook等の各種SNSを活用することで、知り合いと連絡を取ったり最新情報を得たりすることが可能です。音声通話やビデオ通話の機能を活用できる点もメリットのひとつといえます。

一方で、会社との連絡手段として個人のSNSアカウントを使用することに抵抗がある従業員に対しては、個別の配慮が必要となります。また、電話よりはつながりやすいと思われますが、ネット回線の混雑状況によっては使用できない場合があるため注意が必要です。

また、共通のアプリを使う場合は、対象者全員にインストールを促し、アカウントを作成してもらう手間もかかります。

ビジネスチャットツール

日頃社内業務で使用しているビジネスチャットツールがある場合、安否確認用のチャンネルを設けて活用するのも有効です。日頃から使い慣れたツールのため、社内連携が取りやすく従業員に一斉送信できる点がメリットといえます。

デメリットは、上記連絡手段と同様にネット回線の混雑状況によってつながりにくくなるおそれがある点です。

災害用伝言ダイヤル（171）・災害用伝言板（Web171）

災害用伝言ダイヤル（171）と災害用伝言板（web171）は、被災地の固定電話や携帯電話、インターネットを使用して伝言を残すことができる災害用伝言サービスです。災害用伝言ダイヤルは音声で、災害用伝言板は文字で伝言を残すことができます。

災害時は電話回線やネット回線が非常に混雑しやすいですが、災害時でもつながりやすい点が特徴です。企業向けというよりは個人向けのサービスですが、災害時の連絡手段として社内周知しておくとよいでしょう。

安否確認システム

安否確認システムは、災害等の緊急時における安否確認に特化したツールです。導入コストはかかりますが、災害が発生した直後の混乱したなかでも、連絡手段として確実性が高いのが特徴です。

また、従業員への安否確認メールの一斉送信や未回答者への再送、安否データの自動集計といった機能を搭載しており、管理業務の負担を減らすことができる点もメリットといえます。

さまざまな事業者からサービスが提供されており、関西電力の「ANPiS」もそのひとつです。

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安否確認システムについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。

関連記事：安否確認システムとは？主な機能や導入メリットを紹介

安否確認を行う際のポイント・注意点

企業が安否確認を実施する際のポイントは以下のとおりです。

• ●連絡手段を統一する
• ●安否確認の体制を整える
• ●初動対応を社内で共有しておく
• ●安否確認システムの導入を検討する

連絡手段を統一する

連絡手段が複数あると緊急時に従業員の混乱を招き、安否確認や対応指示が遅れるだけでなく情報管理が煩雑になります。そのため、災害時における社内での連絡手段を統一し、日頃から社内で周知しておくことが大切です。

状況に応じて複数の連絡手段を活用することもありますが、その場合は、優先順位や「この場面ではこの方法」等の使用条件をあらかじめ決めて周知しておきましょう。

安否確認の体制を整える

連絡手段の統一とともに、安否確認の体制を整えておくことも重要です。災害時の混乱のなかで、迅速に安否確認を行うことは簡単ではありません。

災害発生直後にすぐ対応できるように、事前に社内で安否確認体制を整備しましょう。できれば安否確認対応の専任チームを作り、災害発生時の対応についても話し合いをしておくと良いです。

初動対応を社内で共有しておく

事業へのダメージをできる限り抑え、策定したBCPを進めるためには、事前の対策に加えて災害発生時の初動対応が非常に重要となります。実際に地震等が起こるとパニックになりやすいので、事前に緊急時の初動対応について決めて、社内で共有しておくとよいです。

安否確認システムの導入を検討する

安否確認システム導入の主なメリットとしては「災害時の迅速かつ確実な安否確認」「自動化による管理者の負担軽減」の2つです。大規模な災害が発生すると停電による通信の断絶、被災地へのアクセス集中等によって回線がつながりにくくなります。

安否確認システムは、災害発生時の通信障害を想定して設計されており、迅速かつ確実に安否確認を行える点が特徴です。また、連絡先の管理や災害発生時の安否確認、回答結果の集計といった安否確認に関わるあらゆる業務を自動化することで、管理者の負担を軽減できます。

導入コストはかかるものの、企業のBCPの一環として費用対効果が高く、災害時の対応力を高めるため、検討する価値はあるでしょう。

企業の安否確認には関西電力の「ANPiS」がおすすめ

「ANPiS（アンピス）」は、関西電力が提供する安否確認システムです。

「ANPiS」は気象庁と連携しており、あらゆる気象情報を24時間365日リアルタイムで取得します。災害が発生すると即座に従業員へメールが自動配信され、回答結果の集計や未回答者へのメール再配信等も自動で行います。もちろん全国での利用が可能です。

【利用できる機能】

• ●気象庁情報と自動連携（地震、特別警報等）
• ●従業員の回答結果自動集計
• ●未回答者への自動再配信
• ●手動配信によるパンデミック対応
• ●アンケートや会議の出欠確認等平常業務への応用
• ●安否登録の際のID・パスワードスキップ
• ●部門横断グループ設定
• ●個人情報の秘匿性確保
• ●家族の安否登録機能
• ●LINE配信（有償オプション）

初期費用は無料で、月額6,600円から利用可能です。

「ANPiS」は災害時の安否確認を効率化し、企業のBCPを支援する重要なツールとして多くの企業に導入されています。無料トライアルも可能ですので、安否確認システムの導入を検討しているなら、ぜひお気軽にご相談ください。

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特徴を理解して企業にあった安否確認方法を選ぼう

従業員の安全保護や事業継続のため、災害時の安否確認は企業にとって非常に重要です。企業が従業員の安否を確認するための方法としては、電話やメール、SNS、ビジネスチャット等、さまざまな連絡手段があります。

それぞれのメリットやデメリット、特徴を理解し、自社にあった安否確認方法を導入することが望ましいです。小規模な企業であれば従業員ごとに確認を行っても手間ではないかもしれませんが、従業員の数が100人を超える中小企業や大企業においては、電話やメールでの集計が難しくなります。

安否確認システムは、回答集計や未回答者への再配信を自動で行うため、従業員の多い企業におすすめの安否確認方法といえます。関西電力の「ANPiS」は災害時に必要な機能を十分に備えているうえ、お手頃な価格でご利用いただけます。安否確認システムの導入を予定している企業の方は、ぜひ一度ご検討ください。

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監修者 三沢 おりえ（みさわ おりえ）

総合危機管理アドバイザー
防犯・防災、護身術の講演会やセミナー、イベント、メディア対応等幅広く活動。日本一非常食を食べていると自負する非常食マイスターでもある。総合防犯設備士、危機管理士、防災士。