企業向け緊急連絡網とは？

企業向け緊急連絡網は、災害や事故等の緊急事態発生時に、従業員の安否確認や重要情報の伝達を迅速かつ確実に行うためのシステムです。

緊急連絡網の概要と目的

緊急連絡網は、災害や事故等の緊急事態発生時に「どのような順番で、誰がどこに連絡するのか」をあらかじ定めた連絡体制を指します。

主な目的は、情報共有の迅速化、効率的な情報伝達、そして迅速な対応の実現にあります。

具体的な活用目的としては、以下が挙げられます。

• ●災害対策組織の迅速な設置と行動
• ●本社及び全事業所、関係企業への迅速な情報伝達
• ●関係官庁等外部機関への迅速な通報・連絡
• ●従業員やその家族の迅速な安否確認
• ●夜間・休日の呼出し体制の迅速な対応
• ●顧客への迅速な情報提供

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緊急連絡網が企業防災において重要な理由

緊急連絡網が企業防災において重要な理由は、迅速な情報共有と意思決定を可能にし、従業員の安全確保を支援するためです。

また、二次災害の防止や事業継続計画（BCP）の実行支援にも貢献します。さらに、ステークホルダーとの適切なコミュニケーションを維持することで、企業の信頼性を守り、風評被害を防ぐ効果もあります。

法的義務の履行

企業には従業員の安全を確保する法的義務があり、労働契約法で明確に定められています。

労働契約法第5条では、「使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする」と定められています。

実際、災害直後に従業員の安否確認を怠ったり、適切な指示を出さなかったりした場合、企業は安全配慮義務違反に問われるおそれがあります。

したがって、企業は緊急連絡網の整備、安否確認システムの導入、災害時対応マニュアルの作成、定期的な防災訓練の実施等、具体的な対策を講じる必要があります。

事業継続計画（BCP）の実行

国の防災計画では、災害時に企業が果たすべき役割として、生命の安全確保、二次災害の防止、事業の継続、地域貢献・地域との共生を挙げています。

役割を果たすためには、事業継続計画（BCP）の策定と実行が不可欠です。

BCPは、災害や緊急事態発生時に重要業務を継続または早期に復旧するための計画です。

主要な要素には、リスク分析と影響評価、重要業務の特定、復旧戦略の策定、緊急時の体制と指揮系統の確立、従業員の安全確保と支援、情報とデータの保護、サプライチェーンの維持、そして定期的な訓練と見直しが含まれます。

適切なBCPの策定と実行により、企業は災害時においても事業を継続し、従業員と地域社会の安全を確保できます。BCPについては以下の記事で詳しく紹介しているため、ぜひあわせてご覧ください。

関連記事：災害時に役立つBCP（事業継続計画）とは？具体的な効果や策定のポイントを紹介

緊急連絡網の作り方とポイント

緊急連絡網を作成するには、以下の手順とポイントを押さえることが重要です。

緊急連絡網の発動条件を決める

まずは、どうなった場合に緊急連絡網を使うのか、条件とルールを明確に決めることが大切です。発動条件は主に「自発的な発動」と「外部要因による発動」の2種類に分類されます。

自発的な発動は、企業内部の判断によるもので、例えば研究所での有機溶剤漏洩事故、休憩室での機器発火による火災のおそれ、豪雨による従業員の出勤・帰宅困難等が該当します。自発的な発動では、現場責任者や管理者の迅速な判断が求められます。

一方、外部要因による発動は、主に公的機関からの情報に基づくものです。気象庁の発表情報（大雨警報、暴風警報等）、自治体からの避難指示、特定の震度以上の地震発生（例：震度5弱以上）等が該当します。外部要因による発動は客観的で明確な基準を設定しやすく、自動発動システムの導入も検討できます。

発動条件を決める際は、企業の特性や立地条件、業務内容等を考慮し、実効性のある基準を設定することが重要です。

また、社会情勢や企業の状況変化に応じて、定期的に条件を見直し、更新することも忘れてはいけません。

運用ルールや確認事項を決める

次に、緊急連絡網を使って連絡した場合のルールを決めておきましょう。運用ルールと確認事項の例は以下のとおりです。

【運用ルールの例】

• ●応答時間の設定（30分以内に応答がない場合は代替連絡先に連絡　等）
• ●連絡の優先順位
• ●情報の伝達方法
• ●未応答者への対応　等

【確認事項の例】

• ●安否状況（本人と家族）
• ●現在の状況（現在地、避難の必要性）
• ●業務関連（出勤可否、在宅勤務）
• ●被災状況
• ●必要な支援　等

ルールの粒度は、基本的なタイムライン、役割ごとの行動指針、状況別の対応方針、例外事項の取り扱い等、具体的かつ明確に定める必要があります。同時に、柔軟性も持たせることが重要です。

担当や部署ごとに連絡する順番・フローを決める

連絡する順番やフローは事前に決めておく必要があります。

主なフローのパターンとしては、以下が挙げられます。

このほか、概要を全社員に、詳細を階層的に伝達するハイブリッド型もあります。

企業の特性に合わせて選択し、必要に応じて組み合わせることが重要です。また、チームや部署の区分があいまいな場合は、緊急連絡網用に別途グループを設定しておくことも有効です。

連絡や管理の役割分担をする

緊急時の情報伝達を円滑に行うために、連絡フローを事前に決定しておく必要があります。状況に応じて適切なフローを選択できるよう、上述した複数のパターンを用意しておくと良いでしょう。

また、緊急連絡網の運用には、以下のような役割が必要です。

役割を明確に定義し、各担当者に周知することで、緊急時により効率的な対応が可能になります。

連絡手段を選定する

緊急連絡網の運用は、適切な連絡手段の選定が重要です。主な連絡手段には、電話やメール、SNS、ビジネスチャットツールがあり、それぞれにメリットとデメリットがあります。

連絡手段の選定では、到達率の高さや即時性、使いやすさ、セキュリティ、冗長性を考慮することが重要です。

複数の手段を組み合わせて使用し、緊急時でも確実に情報伝達できるようにしておきましょう。また、定期的に連絡手段の有効性を確認し、必要に応じて見直しを行うことも大切です。

必要な情報を収集・記載する

緊急連絡網に必要な情報は、従業員の名前や所属部署、連絡先（携帯電話番号、固定電話番号、メールアドレス、SNSアカウント情報）、近親者の連絡先、住所等です。

情報を収集・記載する際は、以下の点に注意しましょう。

• ●従業員の同意を得る
• ●複数の連絡先を確保する
• ●部署や住まいのエリアでグループ化し、状況把握を容易にする
• ●管理に細心の注意を払い、保管ルールを明確にする
• ●定期的に更新して情報の鮮度を保つ

個人情報の取り扱いには、社内規定や法令を遵守し慎重に対応することが重要です。

対応フローを従業員へ周知する

緊急連絡網の対応フローを従業員に周知するには、以下の方法が有効です。

• ●説明会で目的や重要性、運用方法を直接説明し、質疑応答の機会を設ける
• ●社内文書やメールで通知する
• ●実際に緊急連絡網を使用し、実践的な経験を積ませる
• ●マニュアルを作成し、使用方法や注意点をまとめ、オンラインでも閲覧可能にする
• ●従業員へ連絡先携帯カードを配布する
• ●人事異動や連絡先変更に応じて更新し、変更点を周知する

定期的な再周知や訓練を通じて、緊急連絡網の重要性を継続的に意識させましょう。

緊急連絡網の運用と管理のコツ

緊急連絡網の効果的な運用と管理には、適切な保管と情報漏洩対策が重要です。電子データは暗号化し、紙媒体は施錠可能な場所に保管してアクセス権限を厳格に管理しましょう。

従業員への周知は、説明会の開催やマニュアルの配布、定期的な訓練の実施が効果的です。

緊急連絡網の保管場所に注意する

緊急連絡網は、緊急時にすぐに使用できるよう、適切な場所に保管しましょう。

共通のセキュリティ対策としては、以下が挙げられます。

• ●定期的なバックアップ
• ●個人情報保護に配慮した管理
• ●定期的な見直しと更新

緊急連絡網の個人情報漏えい対策を行う

緊急連絡網には個人情報が含まれるため、情報漏えい対策が非常に重要です。主な対策として以下が挙げられます。

上記の対策を総合的に実施し、法令遵守と従業員のプライバシー保護の両立を図ることが重要です。

災害時の緊急連絡なら安否確認システム等の併用を検討する

災害時の緊急連絡を効果的に行うには、緊急連絡網だけでなく他のツールを併用することが重要です。主な方法として、災害用伝言ダイヤル（171）や災害用伝言板、安否確認システムがあります。

災害用伝言ダイヤルは、NTTが提供する音声伝言サービスで、固定電話や携帯電話から利用可能です。災害用伝言板は、携帯電話各社が提供するテキストベースの安否確認システムで、スマートフォンアプリを通じて簡単にアクセスできます。

安否確認システムは企業向けの専用サービスで、一斉メール送信、安否状況の自動集計等様々な機能を持ち、迅速な安否確認と情報の一元管理が可能です。

ツールを併用することで、より確実な緊急連絡と安否確認が可能になります。従業員には災害用伝言ダイヤルや伝言板の使用方法を事前に周知し、定期的な訓練を行うことが重要です。

その他の安否確認方法については、以下の記事で詳しく紹介しています。

【企業向け】災害時の安否確認方法とは？目的とポイントや注意点を解説

災害時の安否確認なら関西電力の安否確認システム「ANPiS」

企業防災では、災害発生時に従業員の安否確認等を迅速に行う必要があるため、効率的に安否確認を実施できる安否確認システムの導入がおすすめです。

安否確認システムは、従業員へのメール自動配信による安否確認だけではなく、未回答者への自動再配信機能など様々な機能があります。そこでおすすめなのが、関西電力の安否確認システム「ANPiS（アンピス）」です。

ANPiSは、災害時の安否確認だけでなく、平常時の情報共有やアンケートにも活用できる関西電力の安否確認システムです。

【利用できる機能】

• ●気象庁情報と自動連携（地震、特別警報等）
• ●従業員の回答結果自動集計
• ●未回答者への自動再配信
• ●手動配信によるパンデミック対応
• ●アンケートや会議の出欠確認等平常業務への応用
• ●安否登録の際のID・パスワードスキップ
• ●部門横断グループ設定
• ●個人情報の秘匿性確保
• ●家族の安否登録機能
• ●LINE配信（有償オプション）

シンプルな操作性と充実したBCP対策機能を両立する多機能システムで、初期費用は無料、月額6,600円（税込）から始められます。無料トライアルも可能ですので、安否確認システムの導入を検討しているなら、ぜひお気軽にご相談ください。

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緊急連絡網や他サービスの併用で円滑な情報伝達を行おう

緊急連絡網は、災害発生時に従業員の安全を確保し、企業の事業継続を支える重要なシステムです。

適切に運用するには、到達率の高い複数の連絡手段を確保し、迅速な対応を可能にすることが重要です。また、個人情報保護の観点から、適切な保管場所と管理方法を徹底し、情報漏洩対策を講じる必要があります。

緊急連絡網は定期的な更新と従業員への周知、訓練を通じて、常に最新の状態で機能することが求められます。さらに、災害用伝言ダイヤルや安否確認システム等、他のツールとの併用も効果的です。

特に、関西電力の安否確認システム「ANPiS」は、災害時の安否確認だけでなく平常時の情報共有にも活用できる多機能システムで、企業の防災対策を強化する有効なツールとなります。緊急連絡網とあわせて導入を検討することで、より強固な災害対応体制を構築できるでしょう。

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監修者 三沢 おりえ（みさわ おりえ）

総合危機管理アドバイザー
防犯・防災、護身術の講演会やセミナー、イベント、メディア対応等幅広く活動。日本一非常食を食べていると自負する非常食マイスターでもある。総合防犯設備士、危機管理士、防災士。